Instrumentos de gestión de información pública

1. Registro de Activos de Información

2. Índice de Información Clasificada y Reservada

El Índice de información Clasificada y Reservada es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada y debe cumplir con las siguientes características:

a. En formato excel y disponible en datos abiertos.

b. Disponible en el portal www.datos.gov.co.

c. Nombre o título de la categoría de información.

d. Nombre o título de la información.

e. Idioma.

f. Medio de conservación (físico, análogo y/o digital).

g. Fecha de generación de la información.

h. Nombre del responsable de la información.

i. Objetivo legítimo de la excepción.

j. Fundamento constitucional o legal.

k. Fundamento jurídico de la excepción.

l. Excepción total o parcial.

m. Fecha de la calificación.

n. Plazo de clasificación o reserva.

o. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

3. Esquema de Publicación de Información

a. Nombre o título de la información.

b. Idioma.

c. Medio de conservación (físico, análogo y/o digital).

d. Formato (hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc).

e. Fecha de generación de la información.

f. Frecuencia de actualización.

g. Lugar de consulta.

h. Nombre de responsable de la producción de la información.

i. Nombre de responsable de la información.

j. Procedimiento participativo para la adopción y actualización del Esquema de Publicación. Los sujetos obligados, de acuerdo con el régimen legal aplicable, implementarán mecanismos de consulta a ciudadanos, interesados o usuarios con el fin de identificar información que pueda publicarse de manera proactiva y establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones específicas.

k. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

4. Programa de Gestión Documental

a. Plan para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, elaborado según lineamientos del Decreto 2609 de 2012, o las normas que lo sustituyan o modifiquen. (Fecha de Publicación 27 de Junio de 2014)

b. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación

5. Tablas de Retención Documental

a. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

b. Adoptadas y actualizadas por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

6. Registro de publicaciones

a. Registro de publicaciones que contenga los documentos publicados de conformidad con la Ley 1712 de 2014.

b. Automáticamente disponibles.

7. Costos de reproducción

a. Costos de reproducción de la información pública.

b. Acto administrativo o documento equivalente donde se motive de manera individual el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información.